KOBİ’lerde iç kontrol denildiğinde çoğu işletme sahibinin aklına büyük şirketlerdeki karmaşık prosedürler gelir. Oysa sağlıklı iç kontrolün amacı işletmeye bürokrasi yüklemek değil; para, mal, belge ve yetkinin tek bir kişide kontrolsüz biçimde toplanmasını önlemektir.
Mali tablo sorunun sonucunu gösterir;
Tahsilat takibi zayıfsa ticari alacaklar büyür. Stok kontrolü yoksa sayım farkları ve kayıtdışı hareketler ortaya çıkar. Satın alma kontrolsüzse maliyet artar. Ödeme yetkisi tek kişideyse banka ve sahte ödeme riski büyür. Muhasebe sistemi bu sorunların önemli bölümünü ancak işlem gerçekleştikten sonra görür.
Yetki ayrımı küçük işletmede de mümkündür;
On kişilik şirkette dört ayrı departman kurmak gerekmez. Ancak satın alma talebini açan kişi ile ödemeyi onaylayan kişinin ayrılması, banka ödemelerinde ikinci kontrol, müşteri tahsilatlarının günlük banka mutabakatı ve stok giriş-çıkışlarının belgeye bağlanması temel kontrol noktalarıdır.
Kontrol yoksa;
Hata geç fark edilir, kişi bağımlılığı artar, nakit kaybının kaynağı tespit edilemez ve mali tabloların güvenilirliği zayıflar.
Kontrol varsa;
İşlem izlenebilir hale gelir, sorumluluk netleşir, dönem sonu düzeltmeleri azalır ve yönetim daha sağlıklı rapor alır.
Hızlı büyüyen startup’larda risk daha erken ortaya çıkar;
Kurucu ortakların ilk dönemde her ödemeyi ve her sözleşmeyi doğrudan kontrol ettiği yapı, şirket büyüdükçe sürdürülemez hale gelir. Yetki matrisi, banka erişimleri, gider onayları ve yatırımcı raporlaması büyümeden önce kurulmalıdır.
İç kontrol ile muhasebe birbirinden ayrı değildir;
Sağlıklı kontrol ortamı muhasebe kayıtlarının doğruluğunu doğrudan artırır. Dönem sonunda çok sayıda düzeltme kaydı yapılan şirketlerde çoğu zaman sorun muhasebe elemanının kayıt becerisinden önce belge ve işlem akışındadır.
KOBİ’lerde uygulanabilir iç kontrol, işletmenin ölçeğine uygun birkaç doğru kontrol noktasıyla başlar. Karmaşık prosedürden çok disiplinli iş akışı önemlidir.